نحوه طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس عالی

امروزه به دلیل گسترش ارتباطات غیرحضوری با نیروهای دورکار و شرکای تجاری تجهیزات و امکانات ویدئو کنفرانس می‌تواند نیاز هر نوع کسب و کاری باشد. بنابراین با طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس به صورت اصولی و کاربردی می‌توانید به این نیاز خود جهت برگزاری جلسات کاری بدون محدودیت مکانی و زمانی پاسخ دهید. اما طراحی یک اتاق کنفرانس ویدئویی عالی و ایده‌آل نیاز به تجهیزاتی دارد که از طریق آنها بتوانید محتوای جلسات را به بهترین نحوه کنترل و ارتباط بی‌نقصی را با همکاران و مشتریان خود برقرار کنید. از این رو در این مقاله قصد داریم درباره این نوع تجهیزات مورد نیاز و نحوه طراحی این اتاق کنفرانس اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دهیم.

چرا طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس اهمیت دارد؟

اتاق ویدئو کنفرانس می‌تواند تاثیر بسیار زیادی بر نحوه برقراری ارتباط بین طرفین جلسه داشته باشد و بر تصمیمات محتوای جلسات نیز تاثیر مستقیم بگذارد. همچنین برای داشتن یک شرکت پیشرو و مدرن در بین سایر رقبا باید به سمت ایده‌های نو بروید تا بتوانید با مشتریان خود با ساده‌ترین روش‌ها ارتباط برقرار کنید. در این بین بهره‌مندی از امکانات و تجهیزات ویدئو کنفرانس به طور قطع در جلب نظر و دیدگاه مشتریان نسبت به ارائه خدمات با کیفیت یک شرکت تاثیر خواهد گذاشت.
بر این اساس طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس از آن جهت اهمیت دارد که جایگاه و شخصیت تجاری و اجتماعی یک شرکت را به نمایش می‌گذارد. همچنین کمک می‌کند با برگزاری جلسات مکرر به بهترین نحوه نسبت به برنامه‌ریزی، اجرا و پیشبرد امور شرکت اقدام کنید.

چگونگی طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس

با توجه به اهمیت وجود یک اتاق کنفرانس ویدئویی در یک شرکت یا هر نوع کسب و کار دیگری در ادامه به نکاتی که باید در هنگام طراحی این فضا رعایت کنید، اشاره خواهیم کرد.

پیش‌بینی یک فضای کافی و مناسب

در هنگام طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس باید یک فضای مناسب از نظر ابعاد برای چیدمان صندلی‌، میز‌ و سایر تجهیزات مورد نیاز در نظر بگیرید. حال هر چه این اتاق بزرگتر باشد میزان بهره‌وری در تماس‌های ویدئویی بهتر خواهد بود. بنابراین در انتخاب اتاق ویدئو کنفرانس حتما به گنجایش و تعداد افرادی که قرار است همزمان در این اتاق حضور پیدا کنند، توجه کنید.

انتخاب یک دکوراسیون داخلی ساده در طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس

تزئینات و دکوراسیون داخلی یک اتاق ویدئو کنفرانس باید بسیار ساده باشد تا تمرکز شرکت کنندگان در جلسه را برهم نزند و بیشترین توجه بر صفحه نمایش و محتوای جلسه باشد. در این رابطه چند نکته مهم وجود دارد که باید به آنها توجه کرد.
– مبلمان: در انتخاب مبلمان اتاق ویدئو کنفرانس باید به جای زیبایی به کارایی آنها توجه کنید. صندلی‌ و میزها باید باعث حواس‌پرتی شرکت کنندگان در جلسه نشود. البته این مبلمان در صورت نیاز باید به سادگی قابلیت جابجایی داشته باشد.
– حذف چشم‌انداز بیرونی: یک اتاق کنفرانس نیازی به داشتن پنجره در دسترس با چشم‌انداز بیرونی ندارد. چرا که علاوه بر ایجاد مشکل در تماس تصویری، سر و صداهای بیرون از ساختمان سبب ایجاد هواس‌پرتی در جلسه خواهد شد.
– ایزوله بودن اتاق: دیوارها و سطوح بزرگ، صاف و محکم باعث بازتاب صدا، ایجاد اکو و نویز برای میکروفون‌های سیستم کنفرانس می‌شوند. بنابراین حتما در طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس تا آن را از لحاظ صوتی ایزوله کنید.
– رنگ مناسب: بهتر است از رنگ‌های مات برای دیوار اتاق کنفرانس استفاده کنید تا حواس بیننده هنگام تماس پرت نشود. همچنین در صورت اتصال ضعیف اینترنت تصاویر به محو و نامشخص ارسال خواهد شد.
– لوازم جانبی: هر چیزی که پشت و کنار فرد تماس‌گیرنده قرار داشته باشد در هنگام تماس تصویری به نمایش گذاشته می‌شود. پس سعی کنید این لوازم جانبی اعم از نقاشی‌ها یا پوسترهای نامناسب و رنگارنگ را جذب کرده تا این اتاق شلوغ باعث حواس‌پرتی نشود.

نورپردازی مناسب در طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس

شما باید اتاق ویدئو کنفرانس خود را در مکانی جانمایی کنید که قابلیت ورود نور طبیعی را داشته باشد اما جهت قرارگیری تجهیزات تصویری باید به گونه‌ای تنظیم شود که انعکاس نور باعث کاهش کیفیت تصویر انتقالی نشود. بنابراین باید ترکیبی از نور خورشید و لامپ‌های فلورسنت را برای نورپردازی در نظر بگیرید. در این رابطه نورپردازی از سقف می‌تواند در حذف سایه‌ها و ارائه تصویری با شفافیت بالاتر بسیار کمک کند.

تامین نیازهای صوتی یک اتاق ویدئو کنفرانس

مهم‌ترین و کاربردی‌ترین تجهیزات مورد استفاده در یک اتاق ویدئو کنفرانس ایده‌آل، تجهیزات صوتی یا آکوستیک اتاق کنفرانس است. چرا که در یک جلسه ویدئو کنفرانس تمام شرکت کنندگان باید صدای یکدیگر را به صورت شفاف و واضح بشنوند. برای داشتن بهترین و با کیفیت‌ترین اتاق کنفرانس بهترین بازتاب صدا باید تجهیزات بدون اکو و لرزش‌های اضافی را تهیه کنید. محصولات جذب صدا مانع از ایجاد مداخلات و تکرار شده و باعث شنیدن و درک مفاهیم ارائه شده توسط همه شرکت‌کنندگان در جلسه خواهد شد. از مهمترین این تجهیزات می‌توان به میکروفون رومیزی، میکروفن‌های سقفی، بلندگو، میکروفون کنفرانس و یک سیستم یکپارچه صوتی اشاره کرد.

نیازهای ویدیویی در طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس

تجهیزات ویدئویی در طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس حرف اول را می‌زند و بستگی به ابعاد اتاق دارد. در اتاق‌‌های کنفرانس کوچک امکان استفاده از صفحات نمایش با ابعاد بزرگ وجود ندارد اما در اتاق‌های بزرگ می‌توان چندید صفحه نمایش با ابعاد متوسط و بزرگ نصب کرد و شرکت‌ کنندگان در جلسه را در زوایای مختلف مشاهده کرد. البته محل قرارگیری دوربین‌ها باید متناسب با موقعیت صفحات نمایش باشد، به طوری که زاویه دید افراد حاضر در جلسه باید به نحوی باشد که حال نگاه کردن مستقیم با طرف مقابل خود هستند. البته برای جانمایی صفحه نمایش باید به مکان نور پنجره اتاق و محل نشستن افراد در جلسه نیز توجه کنید تا از ایجاد سایه و تصاویر مزاحم جلوگیری شود.
از مهمترین تجهیزات مورد نیاز برای تجهیز یک اتاق کنفرانس ویدئویی می‌توان به دوربین فیلمبرداری یا وب کن، صفحه نمایش، صفحه کامپیوتر، صفحه تلویزیون یا ویدئو پروژکتور با پرده نمایش و غیره اشاره کرد.

پهنای باند اتاق ویدئو کنفرانس

پهنای باند مناسب یکی از نیازهای ضروری یک اتاق ویدئو کنفرانس است که در بهره‌وری فعالیت شرکت‌ کنندگان در جلسه موثر است. در این بین یک تاخیر کوتاه به دلیل اختلال و ضعیف بودن سرعت اینترنت می‌تواند روی محتوای جلسه تاثیر بگذارد. به همین منظور از این پهنای باند اختصاصی و یا مودم دو بانده با فرکانس 2، 4 و 5 گیگاهرتز استفاده کنید (یک باند را برای کنفرانس ویدئویی و پخش آنلاین و باند دیگر را برای دستگاه‌های تلفن همراه فعال کنید). همچنین، شما می‌توانید اتاق کنفرانس خود را به صورت بی‌سیم راه‌اندازی کنید و همواره یک پهنای باند بدون محدودیت در دسترس داشته باشید.

تجهیزات مورد نیاز طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس عالی را از کجا بخریم؟

همانطور که گفته شد، برای طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس نیاز به استفاده از تجهیزات و فناوری پیشرفته‌ای را دارید تا باید متناسب با فضای اتاق، کاربردها و نیازهای خود آنها را از فروشگاه‌های معتبر خریداری کنید. با توجه به تنوع محصولات و فراوانی مدل‌ها و برندها انتخاب تجهیزات صوتی و تصویری مناسب بسیار پیچیده و زمان‌بر است، اما در آوازک این مشکل را حل کرده است.

فروشگاه اینترنتی آوازک به عنوان نخستین مرکز تخصصی عرضه تجهیزات صوتی، تجهیزات الکترونیکی و تجهیزات نورپردازی در کشور برای کاربران این امکان را فراهم کرده است تا با نقد و بررسی محصولات مختلف یک خرید آگاهانه و هوشمندانه را تجربه کنند. در این فروشگاه اینترنتی تمام نقاط ضعف و قوت محصولات ارائه شده تا کاربران با آگاهی و دانش کافی اقدام به خرید محصول مورد نظر خود کنند.

بنابراین شما می‌توانید از فروشگاه آوازک تجهیزات صوتی، تصویری، الکترونیکی و نورپردازی خود را از برندهای معتبر همراه با بررسی مشخصات فنی خریداری و کالای خود را در کمترین زمان مقابل درب منزل تحویل بگیرید.